Online videos: important tools for trade show and conference marketing – Wichtige Werkzeuge für Konferenz- und Messemarketing

For us as event marketers, the use of online videos for marketing purposes is becoming more and more relevant. Why is that? The bandwidths are there to support streaming video easily and the users are simply demanding rich media on your website – and increasingly on mobile platforms, too! Just imagine that YouTube alone has more than 2 billion views per day, and it is the 2nd largest search engine worldwide.

So, in which areas is video content relevant for exhibition and conference organizers?

• Show trailers: An overview of what you can expect from the show as an exhibitor and/or visitor, target groups, special exhibits, pictures and statements. We’ve just created a trailer for Media Port, a new forum at IFRA Expo Vienna. An excellent example is the interactive trailer of the Mobile World Congress Barcelona.
• Exhibitor presentation: Beyond the mere stand space, look for new ways to present your exhibitors and sponsors. Check out the examples of komma/Munich or drupa/Düsseldorf.
• Live event coverage: Yes, you’ve gotta do that, and it won’t keep anyone from attending! On the contrary, only the event that happens in realtime on the web, too, is relevant. And it has become cheaper than ever before, with new HD capturing and streaming technologies. Plenty of service providers are there to do that for you, if you don’t have the resources yourself. For instance this one for the German-speaking markets. If you want to offer videos of speeches after the event, you might want to check the example of the TED Conference to see a brilliant example 😉
• Educational / Promotional purposes: Of course, personal contact and a self-explanatory website are most important for your exhibitor relations, but why don’t you consider educational videos to brief your customers about certain things? For example, how to optimize your catalogue entry, what promotional opportunities are available etc. Consider screen captures to explain the use of your exhibitor website, booking of services or to provide an overview for first-time exhibitors.
• Location marketing: Most Convention bureaus offer you free-of-charge videos about the beauties of their city and region. Use it to promote the venue. This is an example of what Vienna Convention Bureau provides for organizers.
• Last but not least it can also become a business model, by selling content that was generated at your conference as a pay-per-view model or by selling an online pass for your event. However, in that case it is not enough just to stream the video – You want to make sure that the experience is more than just watching video. Summaries, links to slides, a moderator… Something like this, or this, for example. We are talking almost about a virtual expo or conference then.

In any case, I recommend to use a channel like YouTube, Vimeo or others for your videos, firstly because it is a cheap way to bring your content online, it is easy to embed on your page, but most importantly, it reaches out to way more people than your own event website.

Below is a nice presentation about the various video platforms you find on the web. I also found an interesting article on Mashable about video strategies. You might also want to take a look at this blog entry by Yelena Kadeykina about online video optimization. Here is some information on different codecs, written for marketers rather than technicians.

An online video shouldn’t be longer than 2-5 minutes, because you won’t capture the attention for much longer than that. Keep it short, simple and exciting!

=============== German Version ====================

Die Nutzung von Online Videos wird für uns als Event-Vermarkter immer wichtiger. Warum ist das so? Die Bandbreiten für Videostreaming sind da, und die Nutzer fordern einfach immer mehr Bewegtbild auf Eurer Webseite – und zunehmend auch auf mobilen Plattformen! Man muss sich nur vor Augen halten, dass alleine YouTube täglich mehr als 2 Mrd. Views zählt und mittlerweile die zweitgrößte Suchmaschine weltweit ist.

In welchen Bereichen sollten Messe- und Konferenz-Veranstalter Video-Inhalte anbieten?

• Messe-Trailer: Ein Überblick über das, was Aussteller und/oder Besucher von einer Veranstaltung erwarten können, Zielgruppen, Sonderausstellungen, Bilder, Kernaussagen. Wir haben einen Trailer für den Media Port auf der IFRA Expo Wien produziert. Sehr gelungen ist der interaktive Trailer des Mobile World Congress Barcelona.
• Aussteller- und Sponsoren-Präsentation: Über die reine Standfläche hinaus müssen neue Wege gefunden werden, wie Aussteller und Sponsoren präsentiert werden können. Gelungen finde ich die Beispiele der komma in München und der drupa in Düsseldorf.
• Live-Berichterstattung von der Veranstaltung: Ja, das müssen wir machen, und es wird auch keinen vom Besuch der Veranstaltung abhalten! Im Gegenteil, heutzutage sind nur die Events von Bedeutung. die auch parallel im Web stattfinden. Durch neue HD Aufnahmetechniken und günstige Streaming-Verfahren ist Live-Berichterstattung mittlerweile auch viel billiger geworden. Viele Dienstleister bieten diesen Service an, falls man selbst die Resourcen dafür nicht hat. Zum Beispiel dieses Unternehmen für den deutschsprachigen Raum. Wer Videos nach der Veranstaltung anbieten möchte, sollte sich das Beispiel von der TED Konferenz anschauen, wie man das richtig gut machen kann 😉
• Schulung und Promotion: Natürlich ist der persönliche Kontakt und eine möglichst selbsterklärende Website am wichtigsten für Euer Verhältnis zu Ausstellern. Aber man sollte auch überlegen, ob man die Kunden nicht durch Schulungs-Videos über bestimmte Dinge besser informieren kann. Wie sie z.B. ihren Katalogeintrag optimieren können, welche Werbemöglichkeiten vorhanden sind etc. Man kann Screen-Captures recht gut einsetzen, um die Nutzung der Aussteller-Website zu erklären, wie Dienstleistungen gebucht werden können, oder was Erst-Aussteller zu beachten haben.
• Standort-Marketing: Viele Convention Büros oder Stadtmarketing-Gesellschaften bieten Veranstaltern kostenlose Videos über die Schönheiten ihrer Stadt und Region an. Setzt diese ein, um den Messe- und Kongress-Platz zu vermarkten. Hier ein Beispiel, das mit Material vom Vienna Convention Bureau produziert wurde.
• Messe- und Kongress-Videos können auch ein Geschäftsmodell sein, indem man Video-Content als Pay-per-view oder mittels eines Online-Konferenz-Tickets anbietet. Allerdings reicht es dann nicht, nur einen Video-Stream anzubieten – es sollte schon darüber hinausgehen, z.B. durch Zusammenfassungen, Links zu den Slides, eine Moderation… So wie hier oder hier z.B. Wir sprechen dann aber fast schon über eine virtuelle Messe oder Konferenz.

Auf jeden Fall empfehle ich, Kanäle wie YouTube oder Vimeo für Eure Videos zu nutzen. Zum einen sind sie billig, die Videos können einfach auf Eure Website eingebunden werden, aber das wichtigste ist, dass sie viel mehr Menschen potenziell erreichen als nur Eure eigene Homepage.

Unten findet Ihr eine Präsentation über die verschiedenen Web-Video-Plattformen. Ich habe auch bei Mashable einen interessanten Artikel über Video-Strategien gefunden. Bestimmt ist auch dieser Blog-Eintrag von Yelena Kadeykina über Online-Video-Optimierung interessant für Euch. Hier finden sich einige Informationen über Codecs, geschrieben für Marketingleute, nicht so sehr technisch.

Ein Online-Video sollte nicht länger als 2-5 Minuten dauern, länger wird niemand zuschauen wollen. Kurz und knackig lautet die Devise!