Event Experience: 35 Tipps wie Ihr bessere Messe- und Kongress-Erlebnisse schafft

Meeting Design bzw. Event Experience Design sind aktuell in aller Munde. Und tatsächlich ist es richtig: Mit der Art und Weise, wie lange Zeit Konferenzen, Messen und Events gestaltet wurden, kommt man heute nicht mehr weiter.

Warum ist das so? Und was umfasst Event Experience Design alles?

Da sind zum einen die veränderten Kommunikations- und Informations-Gewohnheiten der Teilnehmer. Infos sind heute jederzeit und an jedem Ort verfügbar. Dafür muss niemand mehr auf Konferenzen oder Messen gehen. Also brauchen Events andere Zielsetzungen und Nutzenversprechen – die über Event Experience Design erreicht werden können.

Erlebnisse werden auf der anderen Seite generell immer wichtiger für Brands und Unternehmen, die nachhaltige Wirkung mit ihren Marketingmaßnahmen erzielen möchten.

Die User Experience entscheidet darüber, ob ein Produkt gekauft wird – oder ob sich jemand für die Teilnahme an Konferenz A oder den Besuch der Messe B entscheidet! Wenn das Erlebnis stimmt, ist es oft irrelevant, ob man sich tatsächlich für das beste Produkt entschieden hat. Bestes Beispiel sind die Produkte von Apple, die eine Experience versprechen – oft noch nie die technischen Vorreiter waren.

Um es mit den Worten von Brian Solis zu sagen, der gerade ein hervorragendes Buch zum Thema X – Experience vorgelegt hat: Experience design bedeutet „Creating memorable moments for your customer through every encounter they have with your brand – all day, every day“.

 

Event Experience Design vs. Meeting Design

Es gibt eine Menge guter Ressourcen zum Thema Meeting Design, und ich konnte selbst bereits an einer großartigen Meeting-Design-Masterclass mit Eric de Groot teilnehmen. Eine Liste von interessanten Links findet Ihr am Ende des Artikels.

Allerdings greift Meeting Design meines Erachtens zu kurz, denn Meeting Design fokussiert sehr stark auf die Dramaturgie und die Erlebnisse vor Ort bei einer Veranstaltung. Event Experience bildet sich jedoch aus einer Vielzahl kleiner Erlebnisse und positiver Überraschungen entlang der Customer Journey, und diese Journey beginnt lange vor dem Event!

Dabei reicht es nicht, die Erwartungen der potenziellen Teilnehmer zu erfüllen. Das mag vielleicht die Kunden zufriedenstellen – begeistern können wir sie aber erst dann, wenn wir sie positiv überraschen, wenn unerwartete Dinge geschehen, wenn wir sie emotional abholen.

 

Customer Journey Mapping: Welche Touchpoints haben unsere Kunden mit unseren Events?

Event Experience Design bedeutet also, sich über alle Touchpoints Gedanken zu machen, die Kunden vor, während und nach einem Event haben. Im Rahmen eines Kundenworkshops haben wir kürzlich all diese Touchpoints aufgeschrieben. Damit hatten wir einen Ausgangspunkt für die Analyse, wo und wie man die Customer Experience verbessern kann.

Natürlich sind die Touchpoints während eines Events am intensivsten, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer ist dann am höchsten. Aber: Die Entscheidung, ob jemand teilnimmt, fällt eben vor der Veranstaltung. Das beste Meeting Design nutzt nichts, wenn in dieser Phase Fehler gemacht werden.

Eine gute Kundenbindung erreiche ich nur, wenn auch nach dem Event positive Erlebnisse geschaffen werden, und somit eine Customer Loyality Loop entsteht (Re-Booking).

 

35 konkrete Tipps, wie die Event Experience speziell für Messen und Kongresse verbessert werden kann

Event Experience Design Strategie

  1. Journey Mapping: Beginnt damit, Euch über alle aktuellen Touchpoints bewusst zu werden, die potenzielle Teilnehmer vor, während und nach dem Event mit Euch haben. Das ist die Basis für eine Gap-Analyse: Wo stimmt die Experience noch nicht? Kommunizieren wir an manchen Stellen vielleicht zu viel? An anderen zu wenig?
  2. Personas: Wenn ich mir überlege, wie ich Kunden begeistern kann, muss ich natürlich ein gutes Verständnis der Kunden haben. Dabei hilft es, konkrete Personas zu charakterisieren, die für prototypische Kundengruppen stehen. Mehr dazu auf hier auf diesem Blog.

 

Event Experience vor der Veranstaltung

  1. ZMOT: Nach Untersuchungen von Google sind im B2B Bereich bereits 57% der Customer Journey durchlaufen, bevor das erste Mal ein Vertriebsmitarbeiter kontaktiert wird. Der Zero-Moment-of-Truth ist der erste Moment, wo der potenzielle Besucher sein Problem formuliert – für das die Konferenz oder die Messe die Lösung sein kann! Meist wird er dafür eine Google Search verwenden. Gutes Content Marketing sorgt dafür, dass Eure Brand bereits am ZMOT präsent ist.
  2. Konsistente, klare Kommunikation im Vorfeld: Sind alle Kommunikationsmittel (Web, Print, E-Mail, Social Media, Blog, persönliche Kontakte, Telefon, Registrierungsprozess etc.) aufeinander abgestimmt? Tragen Sie alle das gleiche Branding? Ist die Tonalität überall die gleiche, stimmen die Messages überein? Nehmt das Beispiel Online Marketing Rockstars, die es schaffen, eine extrem nutzenorientierte und konsistente Kommunikation vor dem Event sicherzustellen.
  3. Wie melden sich Kunden für den Event an? Ist der Registrierungsprozess Mobile-optimiert, können sich die Kunden mit Social Login anmelden, um den Prozess zu vereinfachen? Hier einige Tipps, wie das richtige Ticketing-System ausgewählt werden kann.
  4. Die Identifikation mit einem Event steigt, wenn es gelingt, das Zielpublikum bereits vor der Veranstaltung zu involvieren, z.B. bei der Programmgestaltung. Tolles Beispiel: Der Panelpicker-Prozess bei der SXSW. Über einen sehr durchdachten und ausgeklügelten Prozess gelingt es SXSW, über 4.600 Programmvorschläge zu erhalten, zu handeln und die besten davon auszuwählen.
  5. Kunden-Selbstverwaltung: Vor einem Event fragen viele Veranstalter eine Menge Details ab, z.B. an welchen Breakout-Sessions die Kunden teilnehmen möchten, ob sie spezielle Diäten benötigen etc. Anstatt einer Fülle von E-Mails ist ein persönlicher Login-Bereich viel hilfreicher und ein besseres Erlebnis für den Kunden. Über diesen Login können z.B. auch Downloads nach dem Event angeboten werden (Präsentationen, Podcasts etc.)

 

Event Experience während der Veranstaltung

  1. Kürzere Session Formate: Niemand möchte mehr in endlosen, langweiligen Sessions sitzen. Spätestens nach 10 Minuten schalten viele Teilnehmer ab, auch wenn der/die Redner(in) noch so eloquent ist. Überlegt daher, ob Ihr nicht kürzere Formate vorsehen könnt.
  2. Pecha Kucha: Ist eines der Formate, die sich dafür anbieten. Nicht mehr als 20 Slides, die jeweils genau 20 Sekunden zu sehen sind und dann automatisch weiterklicken. Nach 6 Minuten und 40 Sekunden ist die Präsentation vorbei. Ein spannendes Format, bei dem die Zuschauer auf jeden Fall am Ball bleiben. Mehr Infos hier.
  3. TED-Style: Die großartigen TED-Konferenzen machen es vor – für exzellente Präsentationen reichen 18 Minuten aus! TED Präsentationen zeichnen sich nicht nur durch herausragende Sprecher aus. Durch die Länge von 18 Minuten ist es auch möglich, Vorträge „aus der Konserve“ in das Programm zu integrieren, also per Video einzuspielen, ohne dass es langweilig wird.
  4. Show & Tell: Ein tolles Format, das der MIS in Madrid einsetzt. Aussteller (vorrangig Destinations) werden dort gebeten, anstatt einer Powerpoint einen Gegenstand mitzubringen, anhand dessen sie in 2 Minuten ihre Destination präsentieren. Die ewig gleichen Powerpoints verschwimmen irgendwann vor den Augen – konkrete Gegenstände jedoch behalten die Menschen im Gedächtnis.
  5. Wenn die reinen Präsentationen kürzer werden, bietet sich automatisch mehr Raum für interaktive Formate. Dabei werden die Teilnehmer aktiv in das Geschehen einbezogen, anstatt nur reine Konsumenten zu sein. Gerade für die nachrückende Generation Y sind solche interaktiven Formate unumgänglich, um die Aufmerksamkeit und das Engagement sicherzustellen.
  6. Die Fishbowl ist ein interaktives Diskussionformat, bei dem abwechselnd Teilnehmer aus dem Publikum in eine Diskussionrunde einsteigen können. Hier ist beschrieben, wie es genau funktioniert.
  7. Q+A Sessions sind wirklich lästig, wenn es Ewigkeiten dauert, bis das Mikrophon bei demjenigen angekommen ist, der eine Frage hat. Mit der Catchbox bekommt das Ganze eine spielerische Komponente – die Event Experience wird deutlich verbessert und Teilnehmer werden motiviert, sich an den Q+A Sessions zu beteiligen.
  8. Human Spectrogram: Zwei polarisierende Aussagen, eine gedachte Linie im Raum, und die Teilnehmer positionieren sich entlang der imaginären Linie je nach dem, welche Meinung sie vertreten. Unkompliziert, aber sehr unterhaltsam und mitreissend! Hier steht wie’s geht.
  9. Braucht man immer ein Mikrofon, um Fragen aus dem Publikum zu stellen? Mit Slido kann das auch über jedes Smartphone oder Tablet erfolgen, und zwar ohne eine spezielle Software oder App herunterladen zu müssen.
  10. World Café ist ein Format, bei dem die Teilnehmer an verschiedenen thematisch gegliederten Tischen diskutieren können. An jeder Station bleiben sie eine gewisse Zeit und gehen dann weiter zum nächsten Tisch. Wurde u.a. beim IMEX Association Day bereits sehr erfolgreich umgesetzt.
  11. Networking und Matchmaking sind für viele Teilnehmer und Aussteller die Hauptgründe, warum sie sich an einer Veranstaltung beteiligen. Grund genug also, diesem Kernthema besonderes Augenmerk zu widmen, und das vor, während und nach dem Event.
  12. Die Grind Konferenzen bringen Startups und Investoren zusammen. Über das Gelände verteilt finden sich Networking Guidelines, die den Teilnehmern zur Orientierung dienen: Dos and Dont’s, um erfolgreich netzwerken zu können.
  13. Seat Swap – Dieses Format ist komplett kostenfrei: Lasst Eure Moderatoren zu Beginn jeder neuen Session das Publikum auffordern, einfach mal die Sitze zu wechseln und sich bekannt zu machen.
  14. Ein schönes Networking-Format, das Management Forum (Verlagsgruppe Handelsblatt) oft einsetzt, ist das Business Speeddating. So sieht das dann aus und hört sich an wie im Taubenschlag! 
  15. Discussion Tables: Statt einer Menükarte, warum nicht einige provokative oder kontroverse Thesen zu Kongress-Themen auf den Tischen verteilen? Mit solchen Fotohaltern sieht das dann auch noch gut aus!
  16. Twittagessen: Neue Tweeps kennenlernen, gemeinsam essen und dabei netzwerken? Legt doch einfach ein Twittagessen auf dieser Website an und reserviert einen bestimmten Tisch auf Eurer Konferenz dafür.
  17. Ein Tweetup kennen vielleicht einige von Euch – das ist mittlerweile so 2010! Heutzutage macht man Instameets! Dabei trifft sich die Instagram-Community, um gemeinsam Fotos und Videos aufzunehmen, sich zu vernetzen oder einfach zusammen Spaß zu haben. Wenn Deine Zielgruppe Instagram-affin ist (und das werden immer mehr), lohnt es sich, so ein Treffen auf Deiner Konferenz oder Messe zu organisieren.
  18. Mit Matchmaking Software überlasst Ihr das Networking auf Eurer Veranstaltung nicht dem Zufall. Die Spezialisten dafür sind Converve.
  19. Auch die Wahl der Location spielt eine große Rolle, welche Experience ein Teilnehmer von dem Event mitnimmt. Plüschig-konservativ ist natürlich etwas anderes als cool-industrial, keine Frage. Eine ziemlich originelle Location für eine Konferenz ist z.B. das Bounce Ping Pong in London, wo ich einmal auf einer Veranstaltung dabei sein durfte. Meeten zwischen Tischtennis-Platten. Hat was.
  20. Auf der Eventex in Sofia begann man den Tag erstmal mit einer kurzen Runde Gruppen-Yoga. Toller Einstieg, z.B. in einen zweiten Kongress-Tag, wenn alle von der Vorabend-Party noch etwas müde sind…
  21. Die Mash Machine ist ein super interaktives Musik-Tool, mit dem Kongressteilnehmer selbst musizieren können – und somit miteinander in Kontakt kommen. Auf der Eventex haben die Jungs sogar einige der Sprecher gesamplt und als Audio-Files in das System eingespielt. Das hörte sich dann so an: 
  22. Eine Gamification App kann viel Spaß machen – und den Ausstellern und Sponsoren sogar noch interessante Leads zuführen. EventMobi bietet z.B. Tools, mit denen maßgeschneiderte Event-Spiele kreiert werden können.
  23. Ladestationen und Steckdosen sind für viele überlebenswichtig – spätestens wenn man bedenkt, dass Menschen im Schnitt ca. 85mal am Tag ihr Handy checken, weiss man wie wichtig das ist. Und wird doch meist übersehen. Mit diesen Solar-Ladegeräten tut man sogar noch was für die Nachhaltigkeit des Events!

 

Event Experience Design – nach der Veranstaltung

  1. Wenn man die Emotionen der Veranstaltung auf der Event-Website so gut einfängt wie HR Tech London macht man direkt wieder Appetit darauf, beim nächsten Jahr dabei zu sein!
  2. Wie kann es sein, dass manche Veranstalter immer noch Paper-and-Pencil Surveys anbieten? Mobile-optimierte Umfragen wie z.B. Surveymonkey machen das Feedback nach dem Event zum Erlebnis und können auch problemlos vom Smartphone aus bedient werden. Damit könnt Ihr z.B. gegen Ende des letzten Kongresstages schon das Feedback einholen und seht in Echtzeit, wie die Teilnehmer den Event fanden.
  3. Coole Idee vom Web Summit: Die Konferenz setzt komplett auf die Power der Gesichter und Menschen, die an der Veranstaltung teilnehmen. Wenn man sich auf der Website anschauen möchte, wer alles dabei war, muss man sich mit Twitter und E-Mail registrieren – so kann der Kongress sogar noch etwas für sein Listbuilding tun und den Interessenten spannende Einblicke bieten!
  4. Infografiken geben nach der Veranstaltung einen schnellen und fetzigen Überblick über Zahlen, Daten und Fakten. Die CeBIT macht das sehr schön. Mit Tools wie Piktochart sind solche Grafiken auch sehr einfach zu erstellen und vermitteln den Teilnehmern einen guten Rückblick auf den Event.
Also: Traut Euch, ein paar alte Zöpfe abzuschneiden und neue Sachen auszuprobieren! Wenn Ihr selbst einmal live erleben wollt, wie tolles Event Design funktionieren kann, verfolgt einmal die Veranstaltungen Eventex und Fresh – Testlabore für innovatives Meeting und Event Design.

Hier ein paar nützliche Links

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