So klappt die Messevorbereitung

Messevorbereitung: Checklist für Aussteller

Die richtige Messevorbereitung ist entscheidend dafür, ob sich die Investition in eine Messebeteiligung als Aussteller lohnt oder nicht.

Für den Blog der NEOCOM, der führenden Messe für den interaktiven Handel, haben wir gemeinsam mit dem Messeteam eine Checklist zusammen gestellt, an welche Dinge ein Aussteller denken sollte, wenn sie/er sich auf die Messe vorbereitet.

Diese Punkte sind sicher nicht nur für Aussteller auf der NEOCOM interessant, daher führe ich sie in allgemeiner Form auch hier auf meinem Blog auf.

Für Leser mit wenig Zeit gibt es hier ein kurzes Video (2 Minuten 23 Sekunden), das die 10 Tipps für eine gelungene Messevorbereitung vorstellt.

Tipp 1: Setz Dir klare Ziele

Deinen Messeerfolg kannst Du nur dann richtig messen, wenn Du auch weisst, woran Du Deine Erfolg festmachst. Was soll Dir die Teilnahme an einer Messe als Aussteller konkret bringen? Formuliere messbare Ziele, z.B.

  • Mindestens 30 potenzielle Neukunden / qualifizierte Leads am Stand begrüßen und registrieren
  • Dein neues Produkt vorstellen und dazu strukturiertes Feedback von mindestens 20 Bestandskunden einholen
  • Mindestens 15 Test-Installationen Deiner Software oder persönliche Präsentationstermine nach der Messe vereinbaren
  • Mindestens 100 neue Newsletter-Abonnenten gewinnen.

Es wird in der Praxis meist eine Kombination aus verschiedenen Zielen sein, aber je präziser Du Deine Erwartungen formulierst, um so einfacher ist es, Deinen Messeerfolg zu beurteilen.

 

Tipp 2: Mache im Vorfeld auf Deine Messeteilnahme aufmerksam

Es klingt wie eine Selbstverständlichkeit, ist es in der Realität aber leider allzu oft nicht: Mache Deine Kunden auf Deine Messepräsenz aufmerksam und kommuniziere den Nutzen, den Deine Bestands- oder Potenzialkunden haben, Dich auf der Messe zu besuchen.

 

Warum sollte es sich Dein Kunde nicht entgehen lassen, bei Dir vorbeizuschauen? Kann er/sie dort exklusive Infos zum ersten Mal bekommen? Bietest Du besondere Messekonditionen? Oder bekommen Dein Kunden bei Dir die leckersten Kaffeespezialitäten auf der ganzen Messe? Mach Deine Kunden neugierig auf das, was Du ihnen auf der Messe zu bieten hast. Hierfür bieten sich Deine Newsletter-Verteiler besonders an, aber natürlich auch soziale Netzwerke wie Deine Facebook-Fanseite. Mit Hilfe der Sponsoring- und Werbemöglichkeiten, die Messen anbieten, wirst Du bereits im Vorfeld kommuniziert.

 

Tipp 3: Gib Deinem Stand eine klare und eindeutige Botschaft

Im Messe-Wirrwarr geht es oft unter, wenn ein Aussteller versucht, zu viele Botschaften auf dem Stand unterzubringen. Ein gutes Standkonzept fokussiert sich auf die eine Kernaussage, was Deine Kunden bei Dir erwarten dürfen. Versuch nicht, zu viel unterzubringen, sondern konzentriere Dich bei Gestaltung Deines Standbaus und Deiner Werbeaussagen lieber auf wenige Highlights.

Less is more!

 

Tipp 4: Schaffe Aufmerksamkeit für Deinen Stand auf der Messe

Nutze die Werbeangebote, die Messeveranstalter meist kostenfrei zur Verfügung stellen (z.B. Messekatalog) mit aktuellen, guten Infomaterialien. Mit zusätzlichen Werbemaßnahmen kannst Du weitere Touchpoints mit Deiner Marke herstellen und den Zulauf an Deinem Stand steigern.

10 Tipps zur Messevorbereitung für Aussteller
Könnte auch ein Eyecatcher sein…

Sehr aufmerksamkeitsstark ist ein Vortrag auf der Messe. Ein Eyecatcher auf dem Stand bzw. Stopper hilft dabei, die Besucher aus den Gängen auf Deinen Stand zu ziehen. Überlasse gerade diesen Punkt nicht dem Zufall und baue solche Maßnahmen in Deine Messevorbereitung ein.

 

Tipp 5: Setze Give Aways und Infomaterial gezielt ein

Natürlich ist es wichtig, welche Infos Du Deinen Kunden an Deinem Stand anbietest. Hier hat in den letzten Jahren aber ein deutlicher Wandel stattgefunden – weg von der Print-Broschüre, hin zum digitalen Infopaket. Überleg Dir, ob Du nicht besser eine spezielle Landingpage einrichtest, wo Du die Messe-Infos zum Download anbietest. Positiver Nebeneffekt: So kannst Du sehr gut die Klicks messen, den Du auf diese Website bekommen.

 

Bei Give Aways rücken zunehmend Aspekte wie Umweltverträglichkeit in den Vordergrund. Versetze Dich in die Lage Deiner Messebesucher: Was ist wirklich nützlich für sie? Womit machen Deine Messegäste vielleicht ihren Lieben daheim eine Freude? Überrasche Deine Kunden mit Dingen, die sie nicht unbedingt erwarten.

 

Tipp 6: Networking: Das A und O Deines Messeerfolgs

Überlasse es nicht dem Zufall, wie viele und welche Kontakte Du von der Messe mitbringst. Messen bieten eine Vielzahl an Networking-Möglichkeiten, die Du als Aussteller aktiv nutzen kannst. Von der Messeparty über Gala-Events, die Teilnahme an begleitenden Konferenzen bis hin zu den sozialen Netzwerken der Messe: Die besten Kontakte machst Du, wenn Du Deine Comfort Zone verlässt und aktiv auf die Besucher zugehst. Es mag etwas Überwindung kosten, aber es lohnt sich für Dich!

 

Tipp 7: Schule Dein Standpersonal im Rahmen der Messevorbereitung

Leider passiert es allzu oft, dass die Ziele der Messebeteiligung, die Kernaussagen des Standes und die Basics der Kundenansprache auf Messen vielleicht noch der Standleitung bekannt sind, aber diese Infos nicht bei der Standbesatzung präsent sind. Das Mindeste ist ein Briefing des Standpersonals, idealerweise bereits im Vorfeld, spätestens aber ein Einschwören auf dem Stand am letzten Aufbautag oder ersten Messetag morgens.

 

Manche Firmen rufen am Ende des ersten Messetags ihre Mitarbeiter zusammen, informieren über die Ergebnisse des Tages, das Kundenfeedback und tauschen Erfahrungen und Best Practices aus. Ein spezielles Training „Verkaufen auf Messen“ macht vielfach Sinn, speziell, wenn Du noch unerfahrene Mitarbeiter mit zur Messe nimmst. Diese Investition rechnet sich für Dich sehr schnell.

 

Tipp 8: Wie gehst Du mit den erfassten Leads um?

Hast Du einen klar definierten Prozess, wie Du mit den Leads umgehst, die Du auf der Messe erfasst? Überlege Dir, wie Du die Leads in Dein CRM-System übertragen und welche Infos Du zusätzlich hinterlegen möchtest (z.B. Potenzialeinschätzungen). Manche Unternehmen verwenden hierfür klassische Leadbögen, andere setzen spezielle Tablet Apps ein, die den Vertriebsprozess unterstützen. Hier findest Du eine Übersicht an Tools, die für Lead Capture verwendet werden können.

 

Egal, für welche Methode Du Dich entscheidest: Es ist in jedem Fall besser als ein Stapel Visitenkarten, der in den Jackentaschen Deiner Vertriebsmitarbeiter schlummert.

 

Tipp 9: Plane Dein Post-Show Marketing bereits vor der Messe

Überlege Dir, welche Marketing-Maßnahmen Du nach der Messe einsetzen möchtest. Von dem Messe-Review auf Deinem Blog, Website oder Deiner Facebook-Fanseite, Bilder-Galerie auf Flickr, Nachmesse-Mailing, bis hin zu einem Videobeitrag ist vieles möglich. Nutze die Euphorie und die frischen Eindrücke, die Deine Kunden von der Messe mitnehmen werden, um Deinen Messeerfolg nachhaltig zu steigern und Dich auch nach der Messe in Erinnerung zu rufen.

 

Tipp 10: Lass den Spaß nicht zu kurz kommen!

Messe ist anstrengend, keine Frage. Messebesucher sind voll von neuen Eindrücken und Impulsen. Für Deine Vertriebs-Mitarbeiter bedeutet eine Messeteilnahme eine sehr intensive Zeit des Kundenkontakts. Du und Dein Team steckt viel Arbeit und Herzblut in die Vorbereitung Eures Messeauftritts. Gönne Dir, Deinem Team und Deinen Kunden auch ein wenig Entspannung, zum Beispiel mit einer Happy Hour, Massagen am Stand oder einem zünftigen Team-Abend zum Abschluss.

 

Erfolge wollen gefeiert werden – ein motiviertes Team und entspannte Kunden werden es Dir danken!

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