Overview: Online project management tools for event and trade show organizers

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Often times, trade show and event organizers are faced with “virtual teams”, spread over different locations. Cloud-based project management services are available to manage such teams efficiently, without having to install any software and from any computer with an internet connection.

I have compiled a list of services below that organizers might consider to structure and manage their projects. Some if them are even free-of-charge. Basically, most of these services offer

  • Team member profiles
  • Task lists and automatically generated timelines
  • Messaging, reminders and reports
  • Central storage capacity for files, video, pictures etc.

If you are considering implementing such a service, you might want to ask yourself these basic questions first:

  • How many users do I really need to hook up? Prices vary based on the number of team members
  • Do I need the possibility to work offline? Not every service offers that.
  • Do I need to register how much time a team member was working on a project? That might be helpful to account for freelance staff.
  • How easy is it to set up the service and would I need specific training for my team members? The systems below vary quite a bit in this respect.

The big advantage of cloud-based services is that you do not purchase a software that might be outdated quickly. New features like iPhone or Android apps are added constantly.

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Messe- und Eventveranstalter haben oft “virtuelle Teams”, die über mehrere Standorte verteilt sind. Solche Teams kann man effizient mit Hilfe von cloud-basierten Projektmanagement-Tools steuern. Diese Tools benötigen keine Software-Installation und können von jedem Computer mit Internet-Zugang aus bedient werden.

Weiter unten habe ich eine Link-Liste verfügbarer Services zusammengestellt, die Veranstalter verwenden können, um ihre Projekte zu strukturieren und zu managen. Einige davon sind sogar kostenlos. Im Grunde bieten fast alle diese Services folgende Funktionen an:

  • Profile der Teammitglieder
  • Aufgabenlisten und Timelines die sich daraus automatisch generieren
  • Messaging, Reminder und Reports
  • Zentaler Speicherplatz für Dateien, Videos, Bilder etc.

Bei der Auswahl eines solchen Dienstes sollte man sich einige grundsätzliche Fragen stellen:

  • Wie viele User muss ich anbinden? Die Preise variieren nach Anzahl der Team-Mitglieder.
  • Sollte es möglich sein, den Dienst offline zu nutzen? Das bietet nicht jeder Service.
  • Brauche ich eine Zeiterfassung? Das kann interessant sein, wenn ich mit Freelancern arbeite, die ich abrechnen muss.
  • Wie schnell und einfach kann ich den Dienst einrichten und welchen Trainingsaufwand habe ich für mein Team? Hierin unterscheiden sich die Systeme sehr stark.

Der große Vorteil von Software-as-a-Service ist, dass man keine Software kaufen und installieren muss, die möglicherweise bald veraltet ist. Neue Dienste wie iPhone oder Android apps werden stetig und automatisch hinzugefügt.

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