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How to generate sales leads for events via Twitter: Step-by-step guide

How can you afford not to be active on social media these days?

However, lots of conference and exhibition organizers seem to lack a clear strategic view on what they want to achieve.

Social media and in particular Twitter can bring you exhibitors, conference delegates and event sponsors. It can turn cold contacts into (at least) lukewarm leads.

Twitterlogo

How that? By tweeting “Come exhibit at the great show X” or “Attend the super conference Y”, and then the sponsors, delegates and exhibitors will come flocking to your show?

Probably not…

Here’s some tips on how to get going. Feel free to add your experiences!

Step 1: Define your target audience. Ok. We’ve heard that a hundred times. But do you really know who to look for when browsing those 554,750,000 registered Twitter users? What are the keywords and hashtags your target audience would be using? Make a list.

Step 2: Analyse your followers. That is assuming you have some already. But after some Twitter activity and follower marketing, you might have a decent number of followers. Now comes the time to take a closer look at them and identify the leads. Let me guess: Only 10-15% of your followers are really interesting leads, right? Anyway… You may want to create a (private or public) list of those that are relevant and that you want to get as customers.

Step 3: Show some Twitter love. Don’t spam them by sending direct messages. I wonder who uses Twitter for direct messaging, anyway. Do you? RT your leads’ tweets. List them in helpful listings. Thank them for following back. #ff them. Make them aware of content that they may find interesting. Establish a warm Twitter base.

Step 4: Once a Twitter contact is established, you can take the next step. Whether that is a call or an email or any other suitable means of communication is up to you. But that is the time when you can take the contact beyond the Twitterversum. Maybe the person tweeting for the company is not the right one, but they can direct you to the relevant decision makers. Ultimately, conversion is the goal!

Twitter Sales Funnel

Sounds like quite some work? Yes it is. But how efficient is your emailing list? What’s the churn rate of unsubscribes every time you do a mail blast? How much does it cost you to send out snail mailings?

Essentially, XING and LinkedIn can be used in a similary way, but the threshold of getting in touch with potential customers is a lot lower with Twitter, in my opinion. It is easier to gather 4-digit numbers of followers on Twitter than it is on the business networks.

How do you use Twitter for lead generation? Or not at all?

7 Tipps: Community Building für Messen und Events mit XING Gruppen

XING ist das führende B-2-B Netzwerk im deutschsprachigen Raum  Es erlaubt auch Event- und Messeveranstaltern, über die Veranstaltung hinaus eine Community aufzubauen und mit Leben zu füllen. Für diesen Zweck bietet das Netzwerk die Gruppen-Funktionalität an.

Aktuell gibt es bei XING

  • 1.800+ Events-Gruppen
  • 4.500+ Branchen-Gruppen
  • Knapp 3.000 Job und Karriere Gruppen
  • Fast 6.000 Gruppen zum Thema Wirtschaft und Märkte

xing_logoBei diesen Zahlen wird es deutlich, dass der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit groß ist und man sich als Veranstalter eine gute Content- und Community-Strategie überlegen muss, damit die eigenen Event-Gruppe Fahrt aufnimmt.

Einige Tipps zum Community-Building mit XING Gruppen (die sich in ähnlicher Form auch auf das internationale Pendant LinkedIn anwenden lassen):

  1. Persönliche Einladungen: Machen Sie Ihre Kunden/Besucher/Aussteller auf die Gruppe aufmerksam (mit Einladungslink) und stellen Sie dar, was die Benefits sind, in die Gruppe einzutreten (z.B. Networking, exklusive Infos oder Sonderkonditionen)
  2. Relevanten Content posten: Verklinken Sie die Online-Views Ihrer Newsletter sowie Pressemeldungen in der Gruppe unter dem Punkt “News”. Wenn Sie einen Event-Blog betreiben, verlinken Sie auch diesen in der XING Gruppe. Bauen Sie Umfragen oder offene Fragen ein, und animieren Sie Ihre Gruppenmitglieder, Stellung zu beziehen.
  3. Teilnehmer persönlich begrüßen: Als Moderator können Sie den Gruppenmitgliedern persönliche Nachrichten senden, sich für den Beitritt bedanken und auf wichtige Funktionen der Gruppe hinweisen, z.B. spezielle Fachforen, Networking und Matchmaking sowie die Möglichkeit, sich vorzustellen und dadurch das persönliche Netzwerk zu erweitern.
  4. Veranstaltung(en) als Event anlegen: Bei einer Messe oder regelmässig stattfindenden Konferenzen wird man die Gruppe unabhängig vom einem Veranstaltungstermin aufsetzen wollen. Um den nächsten Event zu bewerben bietet es sich an, Gruppen-Events anzulegen. Dort können auch Pre-Events wie Webinare, Pressekonferenzen, Aussteller-Meetings etc. als Event angelegt werden.
  5. Spam vermeiden: Soziale Medien sind generell kein klassisches Marketinginstrument, das heisst es gelten bestimmte Spielregeln, welche Frequenz von Werbebotschaften und welcher Inhalt angemessen sind. Alles, was Sie in der Gruppe posten, sollte relevant sein für die Mitglieder. Bei Messen und Events sind das natürlich die Themen, die auf der Veranstaltung diskutiert werden, Keynote-Sprecher, Hintergrund-Infos (z.B. Studien und Forschungsergebnisse), neue Aussteller oder Ausstellungsschwerpunkte. XING hat klare Vorgaben, was als Spam angesehen wird und geht bei Verstössen dagegen vor.
  6. In die Gruppe einladen: Über XING können Sie auch Kunden in Ihre Gruppe einladen, die Sie noch nicht in Ihrem Adressbestand haben. Das ist natürlich eine verlockende und interessante Option, aber sie sollte nicht überstrapaziert werden, denn auch dann werden Ihre Nachrichten als Spam gemeldet und Sie werden verwarnt, schlimmstenfalls gesperrt. Bei einer Messe macht es z.B. Sinn, im regionalen Umfeld des Messestandortes nach Personen zu suchen, deren Interessen mit den Messethemen übereinstimmen. Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie diese Personen dann in die Gruppe einladen.
  7. Gruppen-Meetups organisieren: Ähnlich wie bei Twitter (tweet-ups) bieten sich auch XING Gruppen an, die Mitglieder nicht nur virtuell, sondern auch im echten Leben zu vernetzen. Nutzen Sie Lunches oder Abend-Events, um eine XING-Ecke einzurichten und dort die Gruppenmitglieder besonders zu begrüßen und einander vorzustellen.

Bei allen Community-Building Maßnahmen darf das eigentliche Ziel natürlich nicht aus den Augen gelassen werden. Nur: Was das Ziel genau ist, muss jeder Veranstalter für sich entscheiden.

Steigerung der Besucherzahlen? Steigerung der Reichweite und Ansprache neuer Zielgruppen, die Sie noch nicht im Adressbestand haben? Aussteller- und Sponsoren-Akquise? Über die Partnerschaft von XING mit Amiando können sogar Tickets über die Plattform vertrieben werden.

Klar ist, dass diese Ziele auf Social Media nicht mit aller Gewalt durchgesetzt werden können – allerdings bringen die Aktivitäten auf Social Media überhaupt nichts ein, wenn sie sich nicht an einem übergeordneten Ziel orientieren.

In einem früheren Blog-Post habe ich einige Aufgaben eines Community Managers für Events vorgestellt, die auch für die Betreuung von XING Gruppen relevant sind.

Fazit: XING Gruppen können das Community-Building auf Messen und Events stärken und über die Messe hinaustragen.

Eine Schwäche bleibt allerdings: XING kommt generell extrem nüchtern daher, die Einbindung von Bildern findet z.B so gut wie gar nicht statt. Von Facebook wissen wir allerdings, dass vor allem Bilder die Nutzung stark “befeuern” – und davon haben wir als Messe- und Eventveranstalter natürlich eine Menge zu bieten.

Steht zu hoffen, dass sich XING hier noch weiter öffnet und die Möglichkeiten für Slideshows und Bildergalerien ausbaut.

 

This study can provide good food for thought on how to allocate budgets for tradeshow marketing. While the social media “stars” Twitter, Facebook and LinkedIn appear to be not overly useful and not overly freqented in B2B Marketing, the study reveals significant differences in age groups.

What is the job of a “Social Media Manager” for events?

Social Media are getting increasingly important to market conferences and trade shows. Obviously, email and print are not dead and belong in each marketing plan, but social media are here to stay!

The world of social media is constantly changing. A lot of companies have created jobs like „Social Media Manager“, „Community Manager“ or „Social Media Marketing Manager“, with the aim to professionalize their activities. You find those job ads more and more, often times they are combined with online marketing.

But what is in fact the job of a Social Media Manager?

It is one of the most important interfaces of your company to the outside world. Social media are for dialogue, they are not a classic marketing tool.

The management of an organizer or an association is in charge to discuss and determine the social media strategy. Activities in social networks are relevant to all departments, not just communications and marketing.

These are 4 strategic questions to raise:

  • Define your target groups: Who do you want to reach? Which management level? What is your regional focus?
  • Determine your goals: What do you want to achieve? Image transfer? Sales? New target groups?
  • Intensity: Do you want to use social networks just passively (monitoring)? Do you prefer just to react to discussions mentioning your projects and company? Or do you want to proactively shape your own presences on social media and market them?
  • Choose the basic technologies, e.g. for social media monitoring, blogging or facilitate teamwork.

This strategy is the basis for any meaningful activity of a Social Media Manager.

General tasks: Your Social Media Manager…

  • screens the social networks: Who and how are your company, your projects or products mentioned? Who are influential bloggers/twitterers? Where do you find relevant content or groups?
  • chooses the right platforms to reach your audiences
  • designs the presence of your company on those networks (e.g. Facebook page, LinkedIn group, Twitter account)
  • wins followers, motivates users to „like“ your page, invites users to groups etc.
  • posts content on social media and coordinates contributions from other employees as well as guest posts (e.g. on your corporate blog)
  • animates your presences, e.g. by re-tweeting interesting content, thanking the followers, asking questions, responding to comments
  • monitors the success of your social networking activities – this is what they need clear goals for!
  • reports to management about new trends, the success of your activities and the feedback of your community

Specifically for the event business, your Social Media Manager can…

  • help to identify interesting speakers for your conferences
  • find suitable Twitter hashtags for your events and spread them
  • coordinate the live coverage of your event (e.g. slidesharing, podcasting, vodcasting, interviews)
  • create „events“ on the social networks and enter your conferences in social directories like Lanyrd
  • post event content in relevant groups, e.g. on LinkedIn and XING
  • animate and moderate the discussion on Twitter and/or Facebook during the event and give feedback from the  virtual attendees to speakers and moderator

It is quite obvious that the job of a Social Media Manager can be very demanding. Therefore, management needs to constantly qualify the community managers – social networks keep changing, new platforms and technologies come and go.

Investing in social media trainings, seminars and attending relevant conferences are money well spent.

By the way, a lot of the Community or Social Media Managers are female – you‘ll find this and other facts about the general job profile in the 2012 Community Manager Report by socialfresh.

Was macht eigentlich ein “Social Media Manager”?

Die Bedeutung von Social Media für das Marketing von Konferenzen und Messen wächst unbestritten. Klar: Auch Email und Print gehören in den Marketingmix, aber das „Social Media Rad“ drehen wir nicht mehr zurück!

Die Welt der sozialen Netzwerke verändert sich rasant. In Deutschland kann man das daran ablesen, wie sich das Gewicht deutlich von XING hin zu LinkedIn und von den VZ Netzwerken und wer-kennt-wen hin zu Facebook verlagert.

Weil das so ist, schaffen viele Unternehmen die Stelle eines „Social Media Managers“, “Community Managers” oder „Social Media Marketing Managers“, um ihre Aktivitäten zu professionalisieren. Immer öfter sieht man solche Stellenausschreibungen, häufig kombiniert mit Online Marketing Aufgaben.

Aber wie sieht der Job eines Social Media Managers eigentlich aus?

Diese Stelle ist eine wichtige kommunikative Schnittstelle des Unternehmens zur Aussenwelt. Social Media sind Dialoginstrumente, keine klassischen Marketingtools.

Die Social Media Strategie eines Veranstalters oder eines Verbands sollte in jedem Fall vom Management Team diskutiert und festgelegt werden, denn Aktivitäten in sozialen Netzwerken betreffen alle Unternehmensteile – nicht nur die Kommunikations- und Marketingabteilung.

Vier Strategische Fragestellungen sind:

  1. Definition der Zielgruppen: Wen wollen wir erreichen? Welches Management-Level? Welche regionalen Schwerpunkte?
  2. Festlegung der Ziele: Was wollen wir erreichen? Imageziele? Absatzziele? Neue Zielgruppen?
  3. Intensität: Wollen wir soziale Netzwerke nur passiv nutzen (lediglich Monitoring), reaktiv (an Diskussionen teilnehmen, die unser Unternehmen betreffen) oder pro-aktiv (eigene Plattformen anbieten und aktiv bewerben)?
  4. Auswahl der Basis-Technologien (z.B. Tools zum Monitoring, Blog-Software, Teamwork-Tools)

Diese Strategie ist die Voraussetzung dafür, dass ein Social Media Manager vernünftig arbeiten kann!

Generelle Aufgaben: Der/die Social Media Manager…

  • überwacht die sozialen Netze: Nennungen des Unternehmens, der Projekte oder Produkte, Identifikation einflussreicher Blogger/Twitterer und Auffinden relevanten Contents
  • wählt die Plattformen aus, auf denen die Zielgruppen am besten erreicht werden können
  • gestaltet die Unternehmenspräsenz auf diesen Netzwerken (z.B. Facebook Seite, XING Gruppe, Twitter Konto)
  • gewinnt Follower, motiviert User zu „Likes“, lädt User zu Gruppen ein.
  • postet selbst Inhalte auf den sozialen Netzen und koordiniert die Beiträge anderer Mitarbeiter sowie Gastbeiträge (z.B. auf dem Unternehmens-Blog)
  • animiert die Präsenzen des Unternehmens (z.B. re-tweetet interessante Inhalte anderer auf Twitter, bedankt sich bei Followern, stellt Fragen an die Community, reagiert auf Kommentare)
  • überwacht den Erfolg der Social Media Aktivitäten des Unternehmens (dafür sind klare Ziele notwendig!)
  • berichtet dem Management über neue Trends, den Erfolg der Aktivitäten und das Feedback der Community

Speziell im Event-Geschäft kann ein Social Media Manager

  • helfen, interessante Sprecher für die eigenen Konferenzen zu finden
  • passende Twitter Hashtags für die eigenen Events finden und kommunizieren
  • die Live-Berichterstattung vom Event koordinieren (z.B. Slidesharing, podcasts, vodcasts, Interviews)
  • die Events auf den sozialen Netzwerken anlegen und in Directories wie z.B. Lanyrd eintragen
  • Inhalte des Events in relevanten Gruppen (z.B. LinkedIn und XING) posten
  • die Diskussion auf Twitter während der Veranstaltung animieren, moderieren und Feedback an Sprecher und Moderator geben.

Es wird schnell deutlich, dass der Job eines Social Media Managers sehr anspruchsvoll ist. Daher ist es auch eine Verantwortung des Managements, die nötige Weiterbildung sicherzustellen – denn die sozialen Netzwerke verändern sich ständig, Plattformen und neue Technologien kommen und gehen.

Investitionen in Social Media Training, Seminare und den Besuch einschlägiger Konferenzen lohnen sich!

Übrigens sind viele Community oder Social Media Manager weiblich – diese und einige weitere Infos über das Jobprofil findet Ihr im aktuellen 2012 Community Manager Report von socialfresh.

Social Media Marketing for Events: 10 Principles

(für deutsche Version hier klicken)

Organizing conferences, exhibitions, trade shows and other events, there is no doubt that you need to have a social media strategy in place.

Of course, it depends on the industry you are servicing with your events, but this just determines the amount of social media activities you should be doing, or the resources you should invest – it does not affect the general necessity to become active on social networks.

Your potential customers will be there, and an organizer ought to be there, too. And when done right, social media event marketing is more effective than classic advertising, because it allows audience feedback, you can track your success and reach out to target groups that you can hardly reach via classic advertising.

When you start thinking about social media on a more strategic level, there are a number of basic principles that an event organizer should bear in mind. Check out this list of 10 basic guidelines for social media event marketing.

  1. Social Media are not a classic marketing tool. If you see social networks as just another communication channel for your marketing messages, you will fail. Social media are for communication, for dialogue, not for single-sided monologue. Connecting with someone via social media is like being invited to their home, and that’s how you should see it.
  2. Listen actively to your customers. Try to figure out how your target audience are using social media. What are they talking about? What are hot topics, what are trends? Where do those discussions take place? What can you learn from those conversations for your event programming? Who are the influencers, and how can you get them to “like” your events? Maybe ask them to moderate a session? Even if you are reluctant to start a big social media campaign in a pro-active way, monitoring social media and listening to your audience is a good way to start.
  3. Think before you take action. Do not over-react even when you come across criticism towards your event. Act professionally and try to be as objective as possible. Don’t act like a know-it-all, this can backfire. Respond with patience, and take criticism seriously.
  4. Focus on the user benefit. Give your audience a good reason to “like” you on Facebook, follow you on Twitter or join your LinkedIn or XING group. What’s in it for them? Networking with peers that attend the same event? Exchange and discussions with the speakers? A monetary benefit? Relevant information about the industry? Communicate this user benefit and always bear it in mind when you operate on your social channels.
  5. Be fast and relevant. Monitor what is said about your conference or trade show, and respond quickly. Do not post irrelevant content, rather focus on what is needed in that moment. A good example was the recent gamescom trade show in Cologne, where social media channels were used in a sort of “emergency” situation. The halls were over-crowded, and the gates had to be closed. Dialogue with the thousands of gamers that wanted to get in happened primarily on Facebook and Twitter. Read my blog post about that event (in German language, though).
  6. Learn from the positive (and negative!) examples of others. Social media are transparent, and you can follow what your competitors are doing, what works and what doesn’t. Join in the LinkedIn groups of your competing conferences and trade shows, like them on Facebook and follow their Twitter stream. There is so much you can learn from those examples. This will help you differentiate.
  7. Give your audience a voice. Encourage them to use your platforms to network, contribute their own views, make suggestions for conference programming. Facilitate this exchange, by communicating an event #hashtag for Twitter, by starting discussions on your Facebook page, or by including polls on your blog.
  8. Don’t spam. Develop a good content strategy and an editorial plan, so that you won’t repeat the same content all over again. A conference or a trade show are great sources for good content: Speakers, their topics, new products, exhibitors and product segments, side programs, social events… Plenty of great content, no need to post the same stuff all over again.
  9. Be authentic. The best person to tweet, post, report about your event on social channels is the project manager! Of course, you can outsource several tasks, like the creation of FB pages, set-up of a blog, video editing etc, but the most authentic content will come from the people that are closest to the conference or event. Work out social media guidelines to give your employees the necessary background so they know how to be active on social media, and invest in training.
  10. Cross-communication works best. Refer to your social channels in your classic advertising (brochures, website, posters etc.). Integrated crossmedia campaigns increase sales significantly. When your social media goal is to intensify the dialogue with your customers and expand your reach, then it is advisable to cross-reference your social media activities with your classic campaign. Your social channels should not be silos, but integrated in your communication strategy.

Those principles are a good foundation for your social media event strategy. A social media strategy should answer the 4 strategic questions as formulated in the POST framework (by Charlene Li and Josh Bernoff):

  • People: Who are you targeting? How do your target audiences use social media?
  • Objectives: What are the targets of your social media activities?
  • Strategy: Define the content strategy, editorial plan, user benefits
  • Technology: Which networks and tools can you use to reach your audience and your targets?

Technology comes last in this framework. If you want to find out more, I can recommend the work from Bernoff/Li.

For my German speaking readers, there is a great book called Follow Me!, which gives a good overview on social media marketing. The principles above have also been inspired by this book, and they correspond largely with my personal experience with social media marketing as an event organizer.