Category Archives: 360° attendee experiences

Before, during and after the event, offline as well as online: Seeing the event through the eyes of the attendee and maximizing their experience is fundamental for organizers.
Vor, während und nach einer Veranstaltung, offline als auch online: Organisatoren müssen einen Event mit den Augen des Teilnehmers sehen und deren Erlebniswert maximieren.

How to connect exhibitors and visitors at a trade show? A challenge that is forever young

When exhibitions belong to your event portfolio, you are certainly aware of the basic challenge that every expo organizer faces:

What is the best way to bring exhibitors and visitors together? Not only during the show, but before, after, year-round?

Put differently: What can an organizer do to facilitate the exchange between supply and demand?

Visitors spend less time at an exhibition than previously. Efficiency is required, and that applies to the preparation of the visit, during the stay, and in the follow-up period as well.

Nowadays, exhibitions are communication platforms, they are the place where you get an overview of an industry sector in a condensed time. Making direct sales/purchases at the show is not as important as it was in the past.

Of course, often times the exhibitors ask for access to email addresses or contact details from the visitors. While I can understand that from a vendor perspective, it leads to very awkward situations when you are a visitor and get spammed.

Latest example in a long list of failures: The Hosted Buyers at IMEX in Frankfurt received up to 2.500 emails by exhibitors! In addition to all the personal calls. Not good…

There is a new solution from a software company from Israel that I have come across recently. It is an attempt at bringing the information exchange between exhibitors and visitors to a new level: INDUSTRY TRACKER.

Put simply: In the preparation period, visitors can decide which exhibitors are relevant to them and start “tracking” them. Thus, they create their own news-stream of relevant information. It feels a bit like what you know from Facebook or other social media.

During the event, you add companies to your stream by simply scanning a QR-code at the stand. That is particularly interesting when you come across a relevant company but don’t have the time to talk to them on site.

After the event, you automatically have access to information material that the exhibitors post, like brochures, videos etc.

The beauty of this solution for exhibitors is that you don’t need to create special content just for this service. Instead, you simply connect your existing news streams, e.g. from Twitter, Facebook or simply your news section on your website.

Even if you don’t do the Twitter and Facebook thing, you may have either a blog or at least a website where you publish your company’s news.

Definitely worth checking out when you are an exhibition organizer! For more details, you can contact Motti Kleinmann, Vice President of Product Marketing.

After EURO 2012: Ukraine “will undoubtedly continue to surprise”

This blog was originally posted on the Kyiv 2012 event blog, but I think it is relevant for all event profs that consider staging an event in the Ukrainian capital.

Having just returned from a preparatory trip to Kiev in the run-up to this year‘s World Newspaper Congress and World Editors Forum, I have collected a number of fresh impressions.

First of all, there was this special shine in the eyes of our Ukrainian friends and partners. Co-hosting the 2012 European football championship obviously had an effect on the Ukrainian people. They had the chance to show the rest of Europe their warm hospitality – and also that they are indeed able to stage an event of such magnitude.

EURO 2012 finals in Kiev (click on image to access video)

EURO 2012 finals in Kiev (click on image to access video)

Ukraine is Europe‘s “Terra Malecognita” – the country with the most false characterisations in media discourse, as Dr. Rory Finnin, Chair of the Cambridge Committee for Russian and East European Studies, University of Cambridge, recently expressed in an article for the Huffington Post.

It is a country that deserves to be studied in more detail, not only because of its size (46 million inhabitants!) and its strategic significance, but also because of its people.

And those people have clearly gained pride from hosting the EURO 2012 guests who enjoyed their stay in Ukraine!

“I have never seen so many visitors in Kiev at one time,” said 74-year-old Kyivan Andriy Karpar, a regular at the Olympic Stadium and the fan zone on Maidan Nezalezhnosti throughout the tournament. “It was great to see their enthusiasm for our city. Knowing that our country has made a good impression warms the soul. It was a great opportunity to show the world that we are worthy of attention.”

On another level, we met with a number of really smart young entrepreneurs in Kiev. Ukraine is very strong in the IT sector, providing lots of outsourcing and software development services to large corporations (and media houses!) from around the globe.

When we visted one company, I felt as if I were back in the days of the New Economy, with table soccer, a gaming corner, fruit bar and lots of young, ambitious people.

We have decided to open up the Official Opening ceremony of the World Newspaper Congress and World Editors Forum and invite some of those smart people, artists, the Ukrainian intelligentsia, and bring them together with our delegates.

Thus, the Congress and Editors Forum can give the bigger picture of the vast potential that this country offers.

Again in the words of Cambridge University’s Dr. Rory Finnin, Ukraine “will undoubtedly continue to surprise.”

You can sample a flavour in Kiev from 2-5 September – and shape the future of the newspaper industry at the same time!

CNN Report "Eye on Ukraine"

Some facts about Frankfurt/Rhein-Main, the venue for the World Publishing Expo 2012

Some facts about Frankfurt/Rhein-Main, the venue for the World Publishing Expo 2012

Frankfurt is a media hub and an economic “big fish”. It is the venue for IMEX and also for this year’s World Publishing Expo. Find some background about the venue at this link.

How are venues adapting to new industry trends?

This is a topic of constant discussions, because in some way, venues are way ahead in their thinking of the meeting planners, in other parts, it is exactly the other way around.

Here’s a link to an article I wrote recently for the MPI Toronto MEETING magazine on that subject. Click on the image to access the ePaper version of the article.

Tech trend report for event professionals from ProLight + Sound Frankfurt 2012

The Frankfurt Music Fair and the parallel ProLight + Sound are fixed dates in my agenda.

First of all, because I love to meet again friends from the time when I was running music projects and was responsible for the young musicians subsidy scheme sponsored by Volkswagen. And it was great to see that the cooperation between Fender and Volkswagen which I started in those days is still alive, with a New Beetle special edition sound system – powered by Fender. Cool!

Secondly, this show simply feels like heaven for any musician (in my case it’s the electric guitar and amplification section that kicks me…).

But thirdly, the show is very interesting for anyone involved in events planning, experience design and event technology. You get a feel for new trends and what you can do in terms of projection, lighting, staging etc. I strongly believe that even traditional B2B event planners put the delegate experience and event design in the focus of their attention – this show inspires you a lot in that respect.

Following, find some pics and vids I took presenting particularly interesting stuff.

At a lot of stands, you could see interactive floors that are also used as projection screens. While that may be especially useful for disco design, I can imagine that for the creation of immersive event environments, they can be pretty exciting.

At the stand of Astera, I found some pretty interesting wireless LED lighting systems. They offer inflatable LED structures, balls, cubes, even table stretch covers. You can remote-control the speed and color of the LED lighting.

The stand of the Dutch LED Go presented some really amazing applications, including waterproof LED flooring and ultra-thin LED panels.

Since I first saw an interactive waterscreen (which was a piece of art at the Basel Art show), I fell in love with this projection technique. Here’s a company presenting a solution at the show.

In addition to the exhibition, Messe Frankfurt also offered a program called eventplaza. I had the chance to attend an entertaining presentation by Wolfgang Altenstrasser, Managing Director of Vok Dams, on of the leading German event agencies. Wolfgang spoke about hybrid event trends – his company is staging quite a number of them.

Live Entertainment Awards in Frankfurt: Warum das letztlich doch kein sooo toller Event war…

Gestern abend fand in der Frankfurter Festhalle die Verleihung der diesjährigen Live Entertainment Awards statt. Die Macher hinter den Tourneen, Clubbetreiber, Konzert- und Festivalveranstalter, Venues, Impressarios etc. feiern sich selbst und herausragende Leistungen wie Festival des Jahres, Künstlermanager des Jahres, Club des Jahres oder Nachwuchsförderung des Jahres.

Ca. 1.300 Gäste nahmen teil, und die Liste las sich wie das Who-is-who der deutschen Entertainmentbranche. Die Veranstaltung fand 2006-2010 in Hamburg statt, seit letztem Jahr ist sie die Auftaktveranstaltung der Musikmesse Frankfurt. Daher wird auf ihr auch der Frankfurter Musikpreis vergeben, dieses Jahr an den großartigen Musiker John McLaughlin.

Moderator Ingo Nommsen führte durch das Programm – und das hat er sehr gut gemacht, bis hin zur Begleitung von BossHoss auf der Akustikgitarre. Die Star-Dichte aus dem Musikbusiness liess ebenfalls nichts zu wünschen übrig – trotz der diese Woche auch anstehenden ECHO Verleihung in Berlin.

Von David Garrett, Lena, Tim Bendzko über Rainald Grebe bis hin zu Suzi Quattro, Eurovision-Kandidat Roman Lob, Frida Gold, Smudo und John Miles gaben sich zahlreiche Künstler die Ehre, dankten brav ihren professionellen Partnern und überzeugten mit zum Teil klasse Performances, z.B. von Rainald Grebe alleine am Klavier mit “Ganz Oben”.

Das Setting und die Bühne in Frankfurts “guter Stube”, der Festhalle, war natürlich spektakulär, und mir hat gut gefallen, dass man im Programm auch ernste Passagen vorgesehen hatte, z.B. die Verleihung des Ehrenpreises posthum an den letztes Jahr tödlich verunglückten Michael Brenner, Gründer der BB Promotion.

Aber dennoch verliess ich die Veranstaltung mit gemischten Gefühlen.

Hier in meinem Blog schreibe ich über Event Marketing, innovative Veranstaltungen, und berichte darüber, was wir als Eventmanager von solchen Veranstaltungen lernen können. Während ich kürzlich auf einer Awards Gala in Wien war, die hervorragend organisiert war und die Teilnehmer von Anfang bis Ende unterhielt und respektierte, hatte ich dieses Gefühl gestern nicht.

Was hat gestört?

Zum einen die Länge. Sage und schreibe vier Stunden dauerte die Preisverleihung – selbst ein noch so tolles Programm kann die Besucher nicht so lange bei Stange halten. Zumal es vor der Verleihung nur ein wenig Fingerfood gab, so dass die Besucher erst um 23.40 Uhr was zu beissen bekamen. Entsprechend wurde das Publikum von 22.00 Uhr ab stetig unruhiger – schade für die Preisträger, die später dran waren.

Bei einer Veranstaltung der Konzert- und Entertainmentbranche erwartet man einen perfekten Ablauf, inkl. aller Einspieler, Bühnentechnik, Umbauten… Davon konnte hier nicht die Rede sein. Ich will nicht kleinlich sein, aber der Anspruch, den sich die Branche selbst gibt, ist sehr hoch, und dann erwartet man einfach, dass die Videos ohne Verzögerung abspielen, die Screens auf der Bühne ohne einen Lärm wie von der neuen Landebahn Nordwest hochfahren, die Mikros alle gut funktionieren.

Macht es Sinn, bei einer Preisverleihung alle Gewinner und viele Laudatoren ausschweifend zu interviewen… Ich weiss nicht recht. Der arme John McLaughlin stand etwas verloren auf der Bühne und musste sich drei (!) verschiedenen Laudatoren anhören, bis er endlich selbst an die Reihe kam und einige kurze herzerwärmende Dankesworte auf Deutsch sagen konnte.

So spektakulär das Bühnendesign war, die Größe der Projektion war meines Erachtens nicht wirklich angemessen. Das Rednerbild und die Einspieler waren sehr klein, etwas mehr “form follows function” hätte wahrscheinlich gut getan.

Natürlich weiß ich auch, dass man solch eine Veranstaltung unter anderem auch durch die Unterstützung von Tabak-Konzernen refinanzieren muss. Aber muss es wirklich sein, dass man in der gesamten Festhalle für 1.300 Personen das Rauchen erlaubt, Zigaretten und Aschenbecher auf die Tische verteilt? Das fand ich schon sehr befremdlich, und wenn ich an die vielen Gäste aus USA denke, wird es denen nicht anders ergangen sein.

Als ich meine Hootsuite-App startete und nach dem Hashtag für den Event suchte, fand ich… nichts! Auch das hat mich sehr überrascht, denn solch ein Event aus und für die Entertainment-Branche sollte doch auf Social Media zu finden sein. Eine rasche Suche nach dem Stichwort “Musikpreis” brachte dann doch Ergebnisse – leider fast alle über den ECHO, der doch noch garnicht dran war!

Ich will aber nicht weiter schlaumeiern – unterm Strich habe ich mich sehr gut amüsiert, dazu haben neben meinen zwei netten Begleitern vor allem David Garrett, Rainald Grebe und der großartige Tim Bendzko beigetragen. Hier findet Ihr einen krass illegalen Handy-Mitschnitt von seinem Auftritt.

ADGAR Gala in Wien: Ein Medienpreis, alles andere als langweilig!

Am 8. März wurde der ADGAR Medienpreis in Wien verliehen – immerhin zum 28. Mal. Der Verband Österreichischer Zeitungen VÖZ zeichnet mit dem Preis besonders kreative und effektive Zeitungswerbung aus, u.a. in den Kategorien Auto und Motor, Handel, Social Advertising, kreativer Einsatz von Printwerbung und kreativer Einsatz von Online-Werbung. Als Highlight wird der Printwerber des Jahres ausgezeichnet.

Viele Messe- und Kongressveranstalter setzen auf Awards, um ihre Veranstaltungen attraktiver zu machen. Verbände nutzen Award-Galas, um ihre Mitglieder und deren Leistungen in festlichem Rahmen besonders hervorzuheben.

Aber seien wir ehrlich: Viele dieser Veranstaltungen sind für Besucher eine ziemliche Tortur! Denn das Grundkonzept ist immer gleich. Die Gewinner werden nacheinander auf die Bühne geholt, erhalten eine Urkunde und eine mehr oder weniger originell gestaltete Statue, das Ganze zieht sich oftmals über Stunden, die Besucher werden alle zwei Minuten zum Klatschen animiert…. Grässlich!

Umso mehr lohnt es sich, eine gelungene Veranstaltung einmal näher zu betrachten, und zu schauen, was man daraus lernen kann. Die ADGAR Gala im Wiener Konzerthaus war eine großartige Veranstaltung. Das Team des VÖZ versteht es, diesen Event stilvoll, unterhaltsam, kurzweilig und auch ziemlich “hip” zu gestalten.

Gratulation an Gerald Grünberger, Felicitas Moser und die Kollegen vom Verband Österreichischer Zeitungen!

Was macht den Event meines Erachtens – neben der perfekten Organisation – so besonders?

  1. Venue: Das Konzerthaus in Wien ist natürlich ein idealer Ort für eine Gala. Festlich, herrschaftlich, aber auch sehr flexibel, um solch einen Event mit ca. 600 Teilnehmern vernünftig unterbringen zu können.
  2. Choreographie: Kurt Shalaby hat für einen tollen und professionellen Ablauf der Veranstaltung gesorgt. Kurzweilige Moderationen, ein Opening Act mit einem hochkarätigen Schauspielensemble von Burg- und Volkstheater und nicht zuletzt der Showact Nouvelle Vague bildeten einen passenden Rahmen für die Auszeichnung der Preisträger.
  3. Videokunst: Die spektakulären Video-Einspieler des Medienkünstlers Martin-Daniel Thamer fand ich großartig, und sie haben einen großen Beitrag zum Gesamt-Erlebnis beigesteuert.
  4. Entertainment-Act: Ich muss wohl nicht verhehlen, dass ich ein großer Fan von Nouvelle Vague bin… Der relaxte Stil der Band, die in Wien mit einem Akustik-Set auftraten, passte toll in das Ambiente und in die Gesamtchoreographie. Zur Aftershowparty gab es dann ein Clubkonzert im Keller des Konzerthauses, etwas ganz Besonderes, was man nicht oft von dieser Band zu hören bekommt.
  5. Überleitung zum Dinner: Normalerweise würde man nach solch einer Preisverleihung den Gästen für die Aufmerksamkeit danken und sie zum Dinner bitten. Fertig. Nicht so der Voez! Es zeichnet ihr Auge für’s Detail aus, dass auch dieser eher funktionale Programmpunkt inszeniert wurde, und zwar mit einem Videoeinspieler mit den beiden verantwortlichen Köchen im Comic-Stil, die das Menü präsentierten. Chapeau! Dieser Einspieler wurde übrigens von Elmar Ranegger von Salon Deluxe produziert, der auch die Clips für die World Newspaper Week 2011 in Wien Produziert hat.

Um es mit dem Motto des Opening Acts der ADGAR Gala zu sagen: “Wie geil ist das denn!”.

Poken, SpotMe, IML,…: Just gadgets or useful interaction devices for events?

I have been writing a lot about event apps on my blog, but obviously they are not the only technical aids that a conference planner can consider for their event.

There is a plethora of devices out there that can be used to interact with the audience at an event, to allow interaction and networking between the delegates, voting, polling, and a lot more functions.

Having used some of them at different events, I was asking myself what are the benefits of using audience response systems at a conference? Nowadays, a lot of people carry their smartphone or tablet computer at an event, and many organizers offer dedicated event apps for their conference or trade shows.

So, what is the point of having yet another device when you can use your shiny and expensive app for that? Or maybe completely different tools, like the old-school show of hands, red/green voting cards?

When I started writing this post, I soon became aware that a blog post is maybe not the right format to shed light on all the different aspects what technical tools can or cannot do for your event. So I decided to start a Wikimap, listing

  • the different areas of implementation
  • the pros and cons
  • and an overview of the vendors that offer technical devices and software for your meetings.

A Wikimap is published on the web, and it is editable by everyone (you need a free Mindmeister account to do that), it can be shared, embedded and appears on search results.

Feel free to click on the map below to view, contribute and comment on this overview of audience response systems. Look forward to your comments!

The Meeting Support Institute and the Project Meeting Architecture are dedicated to turn good meetings into great ones, by exploring ways to improve the learning, networking and motivational aspects of meetings. Technical devices and event technology are part of their research, but it goes way beyond that. I can fully recommend the work of this project group.